Di era digital saat ini, kecepatan dan koordinasi tim menjadi kunci dalam memberikan layanan pelanggan yang berkualitas. Namun, tanpa sistem kerja yang jelas, tim dapat mengalami kesulitan dalam memberikan layanan yang cepat dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Untuk mengatasi hal ini, Omnibotika menyediakan berbagai fitur dalam menu Workspace yang membantu administrator dan agen bekerja lebih cepat.

Fitur-fitur penting seperti Timework, Personalized Workspace, Custom Message, dan Grant Access memudahkan tim dalam mengatur jam kerja, menyesuaikan deskripsi ruang kerja, mengirim pesan otomatis, dan mengelola akses anggota tim.

Dengan fitur-fitur ini, tim bisa bekerja dengan lebih cepat dan teratur. Pengaturan yang tepat membantu tim mnyelesaikan tugas dengan lebih mudah, berkomunikasi dengan lebih lancar, dan memberikan layanan yang lebih baik untuk pelanggan.

Apa Itu Menu Workspace di Omnibotika

Menu Workspace di Omnibotika adalah fitur yang dirancang untuk membantu administrator dalam mengelola tim dengan lebih teratur. Melalui menu ini, pengguna dapat mengatur berbagai aspek kerja, mulai dari jam operasional hingga akses anggota tim, sehingga setiap agen dapat bekerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.

Setting Dasar di Menu Workspace Omnibotika

1. Timework

Timework adalah fitur di Omnibotika yang memungkinkan administrator untuk mengatur jam kerja agen sesuai kebijakan perusahaan. Fitur ini memastikan bahwa agen hanya menerima tugas dan berkomunikasi dengan pelanggan saat berada dalam jam operasional yang telah ditentukan.

Dengan pengelolaan waktu yang baik, tim dapat bekerja lebih teratur dan efisien. Administrator dapat menyesuaikan jadwal kerja agen berdasarkan shift atau jam operasional bisnis.

Saat Jam Kerja

Ketika pelanggan menghubungi bisnis dalam jam kerja, sistem akan otomatis mendistribusikan tiket ke agen yang tersedia melalui fitur auto-assign. Dengan demikian, agen dapat langsung merespons dan menangani permintaan pelanggan.

Di Luar Jam Kerja

Di luar jam operasional, agen tidak menerima tiket dan tidak dapat menangani permintaan pelanggan secara langsung.

Dengan fitur ini, administrator dapat memastikan bahwa distribusi tugas berjalan dengan baik sehingga menghindari kelebihan beban kerja, serta memastikan tidak ada agen yang menerima tugas di luar jam operasionalnya.

2. Grant Access

Grant Access adalah fitur dalam menu Workspace yang memungkinkan administrator untuk mengatur hak akses berdasarkan peran dan tanggung jawab yang telah ditetapkan.

Dengan fitur ini, administrator dapat memastikan bahwa setiap agen hanya memiliki akses ke informasi dan fitur yang sesuai dengan pekerjaannya, sehingga mengoptimalkan alur kerja dan menjaga keamanan data.

Untuk memberikan akses ke agen, administrator dapat menetapkan peran tertentu, seperti administrator, supervisor, atau agent, yang masing-masing memiliki hak akses yang berbeda.

Misalnya, seorang administrator memiliki akses penuh untuk mengelola sistem, sementara agent hanya dapat melihat dan menangani tiket yang ditugaskan kepadanya.

📢 Tabel di bawah menunjukkan perbedaan hak akses default (bisa dirubah sesuai keinginan) antara Administrator, Supervisor, dan Agen.

Fitur / Hak Akses	Administrator	Supervisor	Agen
Memberikan akses ke pengguna lain	✅ Administrator, Supervisor, dan Agen	✅ Supervisor dan Agen	❌ Tidak bisa
Mengatur jam operasional workspace	✅ Bisa	✅ Bisa	❌ Tidak bisa
Akses ke Ticket	✅ Penuh	✅ Penuh	❌ Tidak bisa
Akses ke Chat	✅ Penuh	✅ Penuh	✅ Bisa
Akses ke Contact	✅ Penuh	✅ Penuh	✅ Bisa
Akses ke Report Ticket	✅ Penuh	✅ Penuh	❌ Tidak bisa
Akses ke Channels	✅ Penuh	❌ Tidak bisa	❌ Tidak bisa

3. Custom Message

Custom Message adalah fitur dalam menu Workspace yang memungkinkan administrator dan agen untuk mengatur serta menggunakan pesan otomatis dalam percakapan dengan pelanggan.

Fitur ini membantu agen merespons pelanggan dengan lebih cepat dan konsisten. Fitur ini mencakup beberapa jenis pesan otomatis yang dapat disesuaikan sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis, antara lain:

A. Shortcut Message

Shortcut Message memungkinkan agen menggunakan pesan singkat yang telah disiapkan sebelumnya untuk mempercepat komunikasi. Dengan fitur ini, agen dapat mengirim pesan yang sering digunakan tanpa harus mengetik ulang secara manual.

Misalnya, agen atau administrator dapat membuat shortcut “/halo” yang secara otomatis mengirimkan pesan “Halo, ada yang bisa kami bantu?“. Jadi, ketika agen mengetik “/halo” di kolom chat, sistem akan langsung mengganti dengan pesan yang telah diatur sebelumnya.

B. Auto Reply Message

Auto Reply Message digunakan untuk mengirim balasan otomatis berdasarkan kondisi tertentu, seperti saat agen sedang offline atau di luar jam operasional. Fitur ini memastikan pelanggan tetap mendapatkan tanggapan, meskipun tidak ada agen yang tersedia.

Misalnya, ketika pelanggan menghubungi di luar jam kerja, mereka akan menerima pesan otomatis yang menginformasikan jam operasional dan kapan agen akan kembali tersedia.

C. Custom C-Sat

Custom C-Sat (Customer Satisfaction) memungkinkan bisnis mengirimkan pesan otomatis kepada pelanggan untuk mengukur tingkat kepuasan mereka setelah berinteraksi dengan agen. Fitur ini membantu perusahaan mengumpulkan umpan balik pelanggan secara sistematis.

Contohnya, setelah percakapan selesai, pelanggan bisa menerima pesan dengan tautan survei atau tombol penilaian untuk memberikan feedback tentang layanan yang diterima.

Dengan menggunakan fitur Custom Message, bisnis dapat memberikan layanan yang lebih responsif, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan menghemat waktu agen dalam menangani berbagai permintaan.

4. Personalized Workspace

Fitur Personalized Workspace dalam Omnibotika memungkinkan administrator untuk mengubah nama dan deskripsi workspace agar sesuai dengan kebutuhan tim atau perusahaan.

Dengan fitur ini, pengguna dapat menyesuaikan identitas workspace sehingga lebih mudah dikenali dan dikelola. Untuk melakukan personalisasi, pengguna dapat masuk ke menu Workspace, lalu memilih opsi Personalized Workspace.

Setelah memilih opsi tersebut, pengguna dapat mengganti nama workspace sesuai kebutuhan dan menambahkan deskripsi singkat yang menjelaskan fungsi atau tujuan workspace tersebut.

Setelah perubahan dilakukan, pastikan untuk menyimpannya agar nama dan deskripsi baru dapat diterapkan dengan benar. Dengan fitur ini, workspace dapat dikelola dengan lebih efisien dan sesuai dengan identitas bisnis.

Penutup

Dengan fitur Workspace di Omnibotika, seperti Timework, Grant Access, Custom Message, dan Personalized Workspace, memberikan manfaat besar dalam meningkatkan kinerja tim customer service.

Anda dapat mengatur jam kerja agen menggunakan Timework, memberikan akses yang sesuai dengan peran melalui Grant Access, mengatur pesan otomatis dengan Custom Message, dan menyesuaikan nama dan deskripsiworkspace menggunakan Personalized Workspace.

Dengan memanfaatkan fitur-fitur ini, tim dapat bekerja lebih teratur, komunikasi menjadi lebih lancar, dan pelanggan mendapatkankan layanan yang lebih baik.

👉Coba Gratis Sekarang