Di era digital saat ini layanan pelanggan yang cepat tanggap menjadi kunci kesuksesan suatu bisnis. Omnibotika hadir sebagai solusi omnichannel yang memudahkan komunikasi antara bisnis dan pelanggan melalui berbagai saluran chat.

Salah satu fitur yang digunakan di Omnibotika adalah menu chat, yang menjadi pusat kegiatan komunikasi dengan pelanggan. Memahami fitur dasar menu chat di Omnibotika sangat penting bagi pengguna atau customer service yang ingin meningkatkan proses kerja mereka.

Pada artikel ini, Anda akan mempelajari fitur dasar menu chat Omnibotika yang disusun secara terstruktur dan mudah dipahami. Dengan memahami fitur-fiturnya, tim Anda dapat meningkatkan kualitas layanan, mempercepat respons, dan menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik.

Apa itu Menu Chat di Omnibotika

Menu chat di Omnibotika adalah salah satu fitur yang membantu agen untuk mengelola chat pelanggan dari berbagai saluran komunikasi dalam satu tampilan. Fitur ini memudahkan tim merespons pesan secara cepat, tepat, dan hemat waktu tanpa perlu berganti aplikasi.

Di menu chat Omnibotika, agen dapat memantau pesan yang masuk dari berbagai saluran komunikasi dalam satu tampilan. Selain itu, agen juga bisa melihat jumlah antrean pesan yang masuk dan Ticket List yang menampilkan informasi dari ticket pelanggan.

Memahami fitur menu chat di Omnibotika sangat penting bagi agen baru atau tim yang sedang dalam pelatihan. Dengan menguasai fitur ini, Agen dapat meningkatkan kualitas layanan, mempercepat waktu respons, dan menjaga komunikasi pelanggan tetap terkendali.

Panduan dasar Menu Chat di Omnibotika

Menu chat di Omnibotika dilengkapi dengan berbagai fitur yang dirancang untuk membantu agen bekerja lebih cepat dan lebih hemat waktu. Berikut adalah cara kerja dan fungsi pada Menu Chat yang perlu dipahami:

A. Chat

Chat menampilkan semua pesan masuk dari berbagai saluran komunikasi seperti WhatsApp, Webchat, Telegram, dan saluran komunikasi lainnya dalam satu tampilan. Fitur ini membantu agen untuk memantau, membalas, dan mengelola pesan pelanggan tanpa berpindah aplikasi, sehingga proses kerja agen menjadi lebih cepat.

Di setiap chat pelanggan, agen juga dapat memperbarui status ticket, melihat customer journey, memeriksa riwayat tiket (ticket history), membaca ringkasan percakapan (chat summary), hingga mengelola informasi ticket pelanggan. Semua fitur ini memudahkan agen untuk merespons pelanggan dengan lebih cepat.

B. Queue Ticket

Queue Tickets menampilkan jumlah ticket pelanggan yang sedang menunggu penanganan dari agen. Fitur ini membantu agen memantau antrian ticket pelanggan yang masuk dari berbagai saluran komunikasi sebelum dibagikan ke agen yang tersedia.

Pengaturan proses pembagian ticket pelanggan ini dapat disesuaikan Admin di Menu Workspace Omnibotika. Hal ini membuat proses pembagian ticket berlangsung lebih cepat, tepat, dan merata untuk seluruh agen, sehingga proses kerja tim dan kepuasan pelanggan tetap terjaga.

C. Ticket List

Pada Ticket List menampilkan daftar lengkap ticket pelanggan dan informasi penting ticket untuk membantu agen menangani setiap masalah secara tepat dan cepat. Fitur ini memudahkan pemantauan, pengelompokan, dan tindak lanjut pesan pelanggan dari berbagai saluran komunikasi.

Berikut penjelasan untuk setiap informasi pada Ticket List:

1. Number dan status

Pada setiap ticket pelanggan memiliki Number atau nomor unik yang berfungsi sebagai identitas dan dapat digunakan untuk membantu agen melacak ticket pelanggan.

Di sebelahnya terdapat Status yang menampilkan kondisi terkini dari ticket, seperti Unsigned, Open, Hold, atau Solved. Status ini membantu agen untuk memahami tahap penanganan ticket yang sedang berlangsung sehingga agen dapat memberikan respons yang lebih tepat.

2. User dan Priority

User menampilkan nama pelanggan yang memiliki ticket atau nama acak jika data pelanggan belum tersimpan di sistem. Sedangkan Priority menampilkan tingkat prioritas ticket, seperti Low, Medium, High atau Urgent.

Kedua informasi ini membantu agen untuk meningkatkan proses kerja dan menangani ticket sesuai tingkat kepentingannya.

3. Category dan Source

Category berfungsi untuk menampilkan jenis masalah atau permintaan yang disampaikan pelanggan. Hal ini memudahkan dalam pembagian tugas kepada tim yang tepat.

Pada Source menampilkan sumber dari saluran komunikasi mana ticket masuk, seperti WhatsApp, Instagram, Webchat, Telegram, atau saluran komunikasi lainnya sehingga agen dapat memahami pesan pelanggan dengan lebih tepat.

4. Last Message dan SLA

Last Message menampilkan pesan terakhir yang diterima atau dikirim, baik dari pelanggan, agen, maupun bot. Sedangkan SLA (Service Level Agreement) adalah batas waktu penyelesaian ticket sesuai standar layanan yang ditetapkan.

Dengan kedua informasi ini, agen dapat memahami pesan pelanggan dengan lebih cepat dan memastikan setiap ticket ditangani tepat waktu sesuai kualitas layanan.

5. Action

Pada Action terdapat tombol untuk Unsolved atau membuka kembali ticket yang sudah berstatus Solved dan jika ada balasan baru dari pelanggan. Dengan fitur ini, agen dapat melanjutkan interaksi dengan pelanggan atau meninjau riwayat pesan dengan mudah.

Dengan memahami fitur-fitur dasar ini, agen akan lebih siap dalam menangani berbagai situasi layanan pelanggan dengan cara yang cepat, tepat, dan terstruktur.

Mengelola Informasi Ticket di Menu Chat

Di menu chat Omnibotika, agen juga bisa memperbarui berbagai informasi ticket secara langsung. Fitur ini memungkinkan perubahan informasi ticket seperti prioritas, kategori, tag, catatan, status, hingga agen yang menangani tanpa perlu membuka menu lain.

Update properti ticket sangat membantu agen ketika ada perubahan kebutuhan pelanggan. Misalnya, agen bisa mengubah prioritas ticket menjadi Urgent jika masalah menjadi mendesak atau memperbarui status ticket menjadi Solved saat masalah pelanggan sudah terselesaikan.

Seluruh perubahan informasi ticket pelanggan akan langsung tersimpan di sistem dan terlihat oleh seluruh tim. Dengan memanfaatkan fitur update properti ticket, agen dapat menjaga proses kerja tim tetap teratur dan memastikan setiap ticket pelanggan mendapatkan penanganan sesuai kepentingannya.

Penutup

Menu Chat di Omnibotika adalah salah satu menu yang memudahkan agen dalam mengelola pesan pelanggan dari berbagai saluran komunikasi dalam satu tampilan. Dengan memahami setiap fitur menu chat, mulai dari Chat hingga update properti ticket, agen dapat bekerja lebih cepat, terstruktur, dan lebih tepat.

Penggunaan fitur ini tidak hanya mempercepat respons, tetapi juga memastikan setiap ticket pelanggan mendapatkan penanganan sesuai prioritas dan kebutuhan pelanggan. Dengan proses kerja yang terstruktur dan kolaborasi tim yang lancar membantu bisnis untuk membangun hubungan yang lebih kuat dan terpecaya.

👉Coba Gratis Sekarang